Est-il légal de signer un bail au moyen d’une signature électronique ?

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La loi du 13 mars 2000 définit la signature électronique en ces termes :

« Lorsque la signature est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »

Par ailleurs, la validité des signatures électroniques est également confirmée par les articles 1316.1 et 1316.3 du Code civil :

• Article 1316.1 : « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
• Article 1316.3 : « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier ».

Cette pratique ne concerne pas uniquement le marché du logement, puisque la plupart des banques, des assureurs et des opérateurs téléphoniques l’ont déjà adoptée afin de valider leurs contrats. La sécurisation d’une signature électronique est assurée par un algorithme informatique complexe qui empêche de modifier le document a posteriori.

Quelles conséquences et avantages pour les bailleurs ?

Le bailleur souhaitant établir un bail numérique et y apposer sa signature électronique doit dans un premier temps vérifier les informations figurant sur ce bail numérique, ainsi que les coordonnées du locataire. Il doit alors fournir à ce dernier une invitation par mail afin qu’il lise et signe le document.

Pour vérifier l’identité du locataire, le propriétaire à la possibilité de recourir à plusieurs niveaux d’information, tels que l’envoi d’un code en utilisant son numéro de téléphone. Cela permet au bailleur de s’assurer que la personne qui signe à distance est bien celle qui s’est inscrite initialement.

Les avantages d’opter pour la signature numérique sont nombreux, à commencer par la possibilité de signer à distance. Il n’est plus nécessaire de se déplacer ni de définir une heure ou un local afin que chaque partie soit présente au même endroit, au même moment. Le gain de temps octroyé par la même occasion limite les risques de désistement et favorise une conclusion rapide de l’accord.

Le secteur de l’immobilier lui-même bénéficie d’un renouveau dans ses pratiques, ce qui favorise son évolution et son adaptation à la digitalisation, au même titre que l’ensemble des secteurs d’activités. Enfin, il s’agit d’un geste en faveur de l’environnement, qui à terme réduira la production de papier en remplaçant l’impression de plusieurs centaines de millions de pages dans tout l’Hexagone.

Bail numérique, cautions et annexes

Le bail numérique lui-même, mais également l’ensemble de ses annexes ont la possibilité de bénéficier de la signature électronique

C’est la loi ELAN (pour l’Evolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) qui a rendu possible le passage aux signatures électroniques pour les cautions. Cela constitue donc un véritable atout lorsque le lieu de résidence des garants est éloigné de l’adresse concernée. Le gain de temps et l’efficacité de cette procédure prennent tout leur sens dans ce type de situation, et ce pour toutes les parties prenantes.

Seule la signature de l’état des lieux peut s’avérer problématique en ce qui concerne les annexes du contrat de location. En effet, elle requiert la présence du locataire sur les lieux afin qu’il puisse constater et évaluer par lui-même la salubrité du logement. L’utilisation du format papier s’avère parfois plus pratique dans ce cas précis.

Que faut-il vérifier avant de signer le bail numérique ?

Avant d’apposer une signature électronique sur un bail numérique, comme pour tout contrat de location classique, il importe de vérifier les éléments suivants :

• La valeur du loyer : c’est le montant du loyer qui détermine si oui ou non le locataire est en mesure d’assurer ses mensualités. Le propriétaire peut ainsi vérifier ses revenus, qui doivent couramment être supérieurs de trois fois au loyer.
• Les documents annexes : le contrat de location comporte des documents annexes obligatoires, tels que l’état des lieux mentionné précédemment, une notice sur les devoirs et les droits des deux parties, le dossier de diagnostics techniques, le règlement de copropriété, l’attestation d’assurance contre les risques locatifs ainsi qu’éventuellement, la convention de l’Anah (Agence nationale de l’habitat) ou d’APL.
• Les clauses spécifiques : un certain nombre de clauses sont obligatoires selon l’article 3 de la loi Alur, telles que l’identité du bailleur, la surface habitable, le montant du loyer ou encore le dépôt de garantie. D’autres sont prohibées, telles que la prise en charge de l’état des lieux par le locataire, les sanctions en cas de retard de paiement du loyer ou encore l’interdiction de réclamer une indemnité au propriétaire dans le cas où la mise en œuvre de travaux dure plus de 21 jours.
• La durée du bail numérique : une location meublée implique un contrat d’une durée d’un an, contre trois ans minimums dans le cadre d’une location non meublée.
• Les frais d’agence : leur facturation est limitée à la réalisation d’un dossier, la rédaction du bail numérique, l’organisation des visites et l’état des lieux.